ERP คืออะไร ... ทำไมต้อง ERP

"ERP" ย่อมาจาก "Enterprise Resource Planning" เป็นการเรียก ระบบซอฟแวร์ (Software) หรือโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการและวางแผนทรัพยากรทางธุรกิจขององค์กรให้มีประสิทธิภาพที่สูงสุด

ERP ทำหน้าที่เชื่อมโยงระบบงานของทุกฝ่ายในองค์กรเข้าด้วยกันแบบ Real Time โดยการบันทึกข้อมูลทุกอย่างของทุกฝ่ายที่เกี่ยวกับธุรกิจไว้ใน Database หลัก เพื่อให้แต่ละฝ่ายสามารถดึงข้อมูลที่ต้องการออกมาได้ทันที และทำให้องค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ อัพเดทข้อมูลถึงกันได้ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเป็น ฝ่ายผลิต (Production), ฝ่ายขาย (Sales and marketing), ฝ่ายวางแผน (Planning), ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์ (Human resource) รวมไปถึง ระบบของฝ่ายบัญชีการเงิน (Accounting / Finance) ด้วย 

ถ้าจะพูดให้นึกภาพออกง่ายๆก็คือ ERP เหมือนเป็นระบบศูนย์รวมข้อมูลที่สามารถทั้งรับข้อมูลมาจัดเก็บ ส่งต่อข้อมูล รวมถึงการประมวลผลรายงาน และเป็นระบบศูนย์กลางที่แต่ละฝ่ายในธุรกิจใช้ร่วมกันได้

โปรแกรมบัญชี ไม่ใช่ระบบ ERP แต่ก็คือส่วนหนึ่งที่สำคัญ

ซึ่งความเข้าใจผิดของหลายๆคนที่มีต่อระบบ ERP คือ หลายๆคนชอบคิด และเหมารวมว่า "โปรแกรมบัญชีคือระบบ ERP" ซึ่งเป็นความเชื่อที่ผิด!

เพราะอย่างที่บอกความหมายไปด้านบนว่า ERP เป็นระบบการจัดการข้อมูลและประสานเชื่อมต่อการทำงานข้อมูลของทุกฝ่ายในบริษัท เพราะฉะนั้น โปรแกรมบัญชี เป็นเพียงแค่ส่วนหนึ่งของระบบ ERP เท่านั้น

ในธุรกิจ SME บางครั้งก็ไม่ได้มีระบบ ERP แต่ตัวเจ้าของ หรือ CEO เองนี่ล่ะ ทำตัวเหมือนเป็น ERP เคลื่อนที่ได้ เป็นทั้งคนทำเอกสาร ส่งข้อมูลให้บัญชี ประมวลผล วิเคราะห์ข้อมูลทางธุรกิจ ตัดสินใจ โดยอาจมีการใช้เครื่องมือช่วยบ้าง ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมบันทึกข้อมูลแบบต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น EXCEL ก็ดี หรือ แม้แต่โปรแกรมบัญชีต่างๆ หรือ แม้แต่การใช้โปรแกรมเฉพาะทางบางอย่างเข้ามาช่วยเหลือ

แต่เมื่อธุรกิจใหญ่ขึ้น และมีฝ่ายที่เกี่ยวข้องมากขึ้น การส่งต่อข้อมูลหากันแต่ละฝ่ายย่อมมีความซับซ้อนยากลำบากในการจัดเก็บ และใช้ข้อมูลมากขึ้นเรื่อยๆ ตรงนี้แหละที่ระบบ ERP จะสามารถเข้ามาตอบโจทย์ธุรกิจได้เป็นอย่างดี

บัญชี เทคโนโลยี และธุรกิจ

เนื่องจากระบบ ERP เป็นระบบที่ซับซ้อน ซึ่งต้องใช้ความรู้เฉพาะด้าน ดังนั้นบริษัทส่วนใหญ่จึงมักจะจ้างที่ปรึกษาราคาแพง เพื่อแนะนำวิธีการใช้งาน ติดตั้งระบบ จัดทำคู่มือ และฝึกสอนให้ทีมงานอีกด้วย

แต่ปัจจัยที่ต้องคำนึงถึงผู้ให้บริการ หรือ บุคคลที่จะมาเป็นหัวหน้าทีมที่จะริเริ่มโครงการในการใช้ ERP ภายในบริษัทจริงๆแล้วควรเป็นคนที่มีความเข้าใจพื้นฐานเป็นอย่างดีในเรื่องดังต่อไปนี้

1. บัญชี-ภาษี : เนื่องจากโปรแกรมบัญชีถือเป็น โปรแกรมหลักของระบบ ERP ในทุกที่ คนที่มีความเข้าใจเงื่อนไขทางด้านมาตรฐานบัญชี และภาษี จึงมีความจำเป็นอย่างมากในการจะช่วยออกแบบระบบ ERP ของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ และไม่สร้างปัญหา หรือ ข้อผิดพลาดซึ่งต้องตามมาแก้ไขในภายหลัง

2. เทคโนโลยี : ทีมงานฝ่ายขายของบริษัทที่รับติดตั้งระบบ ERP ส่วนใหญ่ ได้รับการฝึกมาจากศูนย์ฝึกอบรมของซอฟต์แวร์ ERP นั้นๆซึ่งจะสามารถตอบความสามารถโดยพื้นฐานของโปรแกรมได้เป็นอย่างแน่นอน อย่างไรก็ตาม การที่คนที่เข้าใจศักยภาพ และเทคโนโลยีเข้ามามีส่วนร่วมกับการตัดสินใจเลือกใช้ ERP จะช่วยทำให้คุณประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ซึ่งทำให้คุณได้ใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย ปลอดภัย และเหมาะสมกับสถาณการณ์ในปัจจุบันของธุรกิจ

3. ธุรกิจ : ข้อแตกต่างอย่างหนึ่งของการที่บริษัทๆหนึ่งจะสามารถใช้ระบบ ERP ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ถูกตัดสินตั้งแต่วันแรกๆที่มีการเริ่มออกแบบวางระบบ บุคคลที่ต้องเกี่ยวข้องในด้านบัญชี-ภาษี และเทคโนโลยีนั้นเป็นเรื่องที่ขาดไม่ได้อยู่แล้ว แต่ข้อผิดพลาดอย่างหนึ่งที่บริษัทส่วนใหญ่ทำก็คือ KEYMAN ของธุรกิจ ไม่เข้ามีส่วนร่วมในการวางออกแบบระบบ ERP ด้วยตั้งแต่แรก คอยรับฟังแต่ข้อสรุป และตัดสินใจตามค่าใช้จ่ายต่างๆเท่านั้น

เนื่องจากทีมงานหลักไม่ได้เข้าใจโมเดลธุรกิจ และศักยภาพในอนาคตของธุรกิจได้อย่างแท้จริง ก็จะทำให้สร้าง Requirement ที่เป็นมาตรฐานทั่วไปของระบบ ซึ่งอาจจะน้อยเกินไปในอนาคตอันใกล้ที่รูปแบบธุรกิจ หรือ วิธีการทำงานต้องมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอให้ทันกับยุคสมัย สุดท้ายก็ทำให้ต้องกลับมาแก้ไขปรับปรุงระบบ และมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นตามมากจนปวดหัวไปได้เลยทีเดียว

หากคุณโชคดีจริงๆ คุณอาจจะพบกับใครสักคนที่มีความรู้ความเข้าใจในประเด็นทั้งสามเรื่องอย่างลึกซึ้ง ซึ่งคนๆนั้นแหละคือคนที่ธุรกิจคุณควรจะปรึกษาด้วยเพื่อเริ่มต้นระบบ ERP ที่ดีของบริษัท

รถยนต์ จักรยาน เครื่องบิน

ถ้าคุณเลือกได้ อยากเดินทางด้วยพาหนะแบบไหนมากกว่ากัน ?

ไม่ว่าคุณจะตอบอะไร คุณก็คงจะมีเหตุผลของคุณอยู่เบื้องหลัง ซึ่งอาจจะเป็นยานพาหนะที่คุณคิดว่าดี ยานพาหนะที่คุณชอบ และเช่นเดียวกัน ไม่ว่าจะเป็นยานพาหนะแบบไหน ก็ล้วนมีข้อดี ข้อเสียด้วยกันทั้งสิ้น 

แต่ถ้าหากเปลี่ยนคำถาม จากยานพาหนะที่คุณชอบใช้เดินทาง เป็นคำถามว่า หากคุณจะไปกินข้าวที่หน้าปากซอย คุณจะเลือกยานพาหนะไหน? คำตอบของคุณอาจจะเปลี่ยนหรือไม่เปลี่ยนไปก็ได้ แต่แน่นอนว่า คำตอบของคุณจะได้มาจากวิธีคิดที่เปลี่ยนไปแน่นอน 

การตั้งคำถามที่ผิด จะทำให้การได้มาซึ่งคำตอบที่ถูกเป็นเรื่องที่ยากมากขึ้น เพราะความชอบของคุณ หรือ เหตุผลของคุณ จะไม่ได้มีความสำคัญเท่ากับ จุดหมายปลายทางที่คุณอยากไป รวมถึงจุดประสงค์และจุดมุ่งหมายที่คุณอยากจะได้ จากยานพาหนะที่คุณจะเลือก เพื่อให้พาคุณไปสู่จุดหมายและตอบสนองความต้องการที่เป็นเป้าหมายของคุณได้

เช่นเดียวกับการเลือกระบบ ERP ให้แก่ธุรกิจคุณ ที่คุณควรเลือกระบบ ERP ที่สามารถตอบโจทย์และแก้ปัญหาที่คุณพบเจออยู่ ในสะดวกสบายขึ้น และเป็นยานพาหนะที่พร้อมพาคุณและธุรกิจของคุณ ไปสู่เป้าหมายที่คุณจากจะไปถึงให้ได้ 

ในการเลือกระบบ ERP สำหรับธุรกิจคุณ ไม่ได้มีเพียงแค่ค่าบริการเท่านั้น ที่จะเกิดขึ้น แต่คุณจะต้องเช็คและคิดให้รอบคอบ ไม่ว่าจะทั้งค่าบริการนอกเหนือจากค่าบริการหลัก ต้นทุนค่าดูแลรักษาต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นระหว่างใช้บริการ หรือแม้กระทั่งต้นทุนในการเปลี่ยนแปลงระบบการใช้บริการต่างๆ เพราะการปรับใช้ระบบ ERP อาจจะไม่ใช่คำตอบสำหรับทุกธุรกิจ และอย่างที่บอกว่า ปัจจัยสำคัญหนึ่งในการเลือกระบบ ERP ก็คือจุดประสงค์และเป้าหมายในการใช้งาน 

น้อยแต่มาก เรียบแต่โก้

ระบบ EPR มีประโยชน์สำหรับการทำธุรกิจแน่นอน ตรงนี้ไม่ต้องสงสัยเลย แต่ว่า ธุรกิจของเรานั้นจำเป็นจะต้องใช้ระบบ ERP แล้วหรือยัง มันคุ้มค่าในการลงทุนระบบบริหารจัดการที่จะเข้ามาควบคุมการทำงานของธุรกิจทั้งหมดแล้วใช่ไหม

ธุรกิจ SME ส่วนใหญ่หลายแห่ง ไม่สามารถตัดสินใจบนข้อมูลที่รวดเร็วได้มากพอ เนื่องจากไม่มีข้อมูลสนับสนุนที่ชัดเจนรวดเร็วอย่างเป็นระบบ เนื่องจากมีโฟกัสไปอยู่ที่การสร้างยอดขาย การตลาด และไม่ได้ให้ความสำคัญกับระบบหลังบ้าน ซึ่งก็อาจจะทำให้พลาดโอกาสหลายอย่างๆที่ผ่านเข้ามาโดยไม่รู้ตัว

อย่างไรก็ตาม ก็ไม่ใช่ทุกธุรกิจที่สมควรจะลงทุนในระบบที่ใหญ่โต และอาจจะไม่ตอบโจทย์ หรือ ไม่สามารถใช้ประโยชน์จากระบบได้เต็มประสิทธิภาพ ดังนั้นบางครั้งการที่มีระบบกึ่ง DIY ที่สามารถประหยัดค่าใช้จ่าย และยังดึงข้อมูลมารวมเป็นศูนย์กลางในการตัดสินใจได้แบบบ้านๆ ก็อาจจะตอบโจทย์ธุรกิจ SME มากกว่าในหลายๆโอกาส

สุดท้ายแล้วคนที่จะตัดสินใจได้ดีที่สุด ก็คือ ตัวเจ้าของธุรกิจเองนั่นแหละ ว่าวันนี้คุณพร้อมที่ยกระดับการบริหารจัดการด้วยการใช้ระบบ ERP แล้วหรือยัง